Gérer les congés, les heures, les documents et la paie sans y passer ses journées : c’est la promesse de KiwiHR. Ce logiciel RH en mode SaaS s’adresse aux petites et moyennes entreprises qui veulent centraliser leur gestion du personnel sans se noyer dans un outil trop complexe. Tour d’horizon de ce qu’il fait, ce qu’il coûte et ce qu’on en pense vraiment.
Qu’est-ce que KiwiHR ?
KiwiHR est un SIRH en ligne (système d’information des ressources humaines) édité par Tellent, entreprise allemande fondée en 2008. Le logiciel couvre plus de 100 pays et compte plus de 50 000 entreprises clientes. Il se positionne sur le segment dit du « Core RH » : les briques fondamentales de la gestion du personnel, sans les modules complexes des grands éditeurs.
L’inscription est rapide, la prise en main immédiate. Aucune installation n’est requise : tout se passe depuis un navigateur ou l’application mobile.
Les fonctionnalités au quotidien
Congés et absences
C’est le module central de KiwiHR. Les salariés soumettent leurs demandes de congé directement depuis l’outil. Les managers reçoivent une notification, valident ou refusent en un clic. Un calendrier partagé affiche les absences de l’équipe pour faciliter la planification. Les soldes se mettent à jour en temps réel.
Le logiciel prend en charge les congés payés, les RTT, les absences pour maladie et les jours fériés. Chaque lundi, les responsables reçoivent un récapitulatif hebdomadaire des absences prévues et des demandes en attente.
Suivi du temps de travail
KiwiHR intègre une pointeuse numérique : les salariés déclarent leurs heures directement depuis l’application. Ils ne peuvent pas antidater leur heure de début, ce qui garantit un relevé fidèle. Les heures supplémentaires sont comptabilisées automatiquement.
Les feuilles de temps sont accessibles par période et par collaborateur. Un salarié peut aussi ventiler ses heures par type de tâche (production, administratif, etc.), ce qui s’avère utile pour les équipes projet.
Documents RH et espace collaborateur
Chaque salarié dispose d’un espace privé où sont centralisés ses documents : contrat de travail, fiches de paie, avenants. Il peut y accéder à tout moment, sans passer par le service RH. Les responsables, eux, retrouvent l’ensemble des données d’un collaborateur au même endroit.
Préparation de la paie
KiwiHR n’édite pas de fiches de paie — point important à retenir. C’est un outil de pré-paie : il collecte les données (heures, absences, notes de frais), les calcule et les soumet à validation. Une fois validées, les données partent vers le logiciel de paie ou le cabinet comptable. Les fiches de paie finalisées sont ensuite importées dans l’espace collaborateur.
Les notes de frais suivent un circuit similaire : saisie par le salarié, justificatifs attachés, validation, transfert comptable.
Tarifs
KiwiHR fonctionne par abonnement mensuel, par collaborateur :
- 3,50 € HT/mois/collaborateur pour le plan standard
- 6,50 € HT/mois/collaborateur pour le plan avancé (workflows, évaluation des performances, reporting complet)
Un essai gratuit de 14 jours est disponible sans carte bancaire. L’abonnement est résiliable librement, sans engagement long terme, mais sans remboursement de la période pré-payée.
Pour une PME de 20 salariés, le plan standard revient à 70 € HT par mois. Un tarif compétitif face à des outils comparables comme Factorial ou Personio.
Ce qu’on apprécie, ce qui manque
Ce qui fonctionne bien : l’interface est claire, la prise en main rapide. Aucune formation n’est nécessaire pour les salariés. Le service client est réactif lors de la période d’essai. Les avis Trustpilot (note de 4,6 sur 50 avis) soulignent la clarté apportée à la gestion RH et la satisfaction des équipes face à un outil accessible.
Les limites : KiwiHR n’est pas un logiciel de paie complet — il faut un outil tiers pour éditer les bulletins. La personnalisation des modules reste limitée, ce qui peut bloquer les entreprises avec des processus RH très spécifiques. Le module d’évaluation des performances demande un temps d’adaptation plus long que le reste.
À qui s’adresse KiwiHR ?
KiwiHR convient aux PME de 5 à 200 salariés qui cherchent un outil RH clé en main, sans équipe informatique dédiée. Il correspond particulièrement aux structures qui travaillent en mode hybride ou à distance, grâce à son accessibilité mobile et à la gestion en ligne des absences.
En revanche, les grandes entreprises avec des besoins RH très personnalisés ou celles qui attendent un vrai module de paie intégré devront regarder ailleurs. Pour les autres, c’est un outil honnête, bien conçu, à un prix maîtrisé.
